TRƯỜNG ĐH GIAO THÔNG VẬN TẢI
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
VIỆN ĐÀO TẠO SAU ĐẠI HỌC

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

                                     

Số: 25/TB-ĐHGTVT-SĐH

THÔNG BÁO

V/v đánh giá luận văn, luận án theo hình thức trực tuyến

Căn cứ công văn số 707/BGDĐT-GDĐH ngày 26/02/2021 về việc hướng dẫn đánh giá đồ án, khóa luận, luận văn, luận án tốt nghiệp theo hình thức trực tuyến năm 2021 trong thời gian dịch Covid năm 2021;

Căn cứ thời hạn đào tạo của học viên hiện nay, Viện đào tạo sau đại học thông báo về quy định đánh giá luận văn, luận án theo hình thức trực tuyến như sau:

  1. Đối tượng áp dụng

Văn bản này quy định về việc tổ chức đánh giá các chuyên đề, báo cáo tổng quan, luận văn, luận án tốt nghiệp cho học viên, nghiên cứu sinh đang theo học chương trình đào tạo trình độ thạc sĩ, tiến sĩ tại trường Đại học Giao thông vận tải Thành phố Hồ Chí Minh bằng hình thức trực tuyến được áp dụng trong trường hợp: do thiên tai, dịch bệnh hoặc các trường hợp bất khả kháng khi người học đã đáp ứng đầy đủ các điều kiện để được bảo vệ luận văn, luận án tốt nghiệp theo quy định của Quy chế đào tạo hiện hành.

  1. Điều kiện tham gia bảo vệ tốt nghiệp bằng hình thức trực tuyến

2.1) Học viên, nghiên cứu sinh đã hoàn thành luận án, luận văn và đáp ứng đủ các điều kiện được bảo vệ theo quy định đào tạo hiện hành;

2.2) Được sự đồng thuận của người học và các thành viên Hội đồng thể hiện bằng Bản cam kết của từng thành viên tham gia buổi bảo vệ luận văn, luận án tốt nghiệp;

2.3) Có đầy đủ trang thiết bị ghi âm, ghi hình, đảm bảo chất lượng và lưu trữ đầy đủ diễn biến của buổi bảo vệ trực tuyến.

  1. Trách nhiệm của học viên/nghiên cứu sinh (HV/NCS).

3.1) HV/NCS tự chuẩn bị máy tính kết nối internet đảm bảo khi sử dụng các tính năng chia sẻ thiết bị ghi hình, âm thanh, màn hình trong phần mềm trực tuyến chất lượng tốt; duy trì sự kết nối ổn định trong suốt quá trình bảo vệ; máy tính có đầy đủ tính năng, phần mềm hỗ trợ phù hợp với nội dung và yêu cầu của đề tài để trình bày khi cần thiết; nếu có mô hình hoặc thí nghiệm cần chuẩn bị trước để trình chiếu ngay sau khi báo cáo xong luận văn, luận án.

3.2) HV/NCS chuẩn bị các bản vẽ, thiết bị, sản phẩm nghiên cứu… tùy theo yêu cầu của đề tài để báo cáo trực tuyến trước Hội đồng;

3.3) Nắm bắt chính xác thời gian, kế hoạch bảo vệ (tên – số Hội đồng, thời gian), đường link hội đồng bảo vệ trực tuyến – thời gian và link tham gia bảo vệ (các Hội đồng sẽ có thông báo sau) nhằm đảm bảo kết nối thông suốt cũng như thao tác các kỹ năng trên phần mềm trực tuyến (chia sẻ file, màn hình, trình chiếu Powerpoint, video,…)

3.4) HV/NCS vào phòng học trực tuyến bằng tài khoản mail đã đăng ký với viện đào tạo sau đại học theo đường link được cung cấp, chỉ tham gia vào phòng học trực tuyến khi được Hội đồng cho phép;

3.5) Chuẩn bị thẻ nghiên cứu sinh, thẻ học viên hoặc CMND/CCCD để đối chiếu khi được Hội đồng yêu cầu;

3.6) Trang phục lịch sự, nghiêm trang, chuẩn bị không gian bảo vệ đảm bảo yên tĩnh, không bị làm phiền hoặc bị ảnh hưởng bởi các yếu tố bên ngoài khác.

3.7) Trong quá trình bảo vệ, HV/NCS luôn đảm bảo giữ kết nối âm thanh, hình ảnh, camera để ở chế độ mở; các lý do sự cố chủ quan về thiết bị sẽ không được chấp nhận;

3.8) Trường hợp xảy ra sự cố do khách quan như: mất điện, mất kết nối mạng, hư hỏng máy tính,… hoặc những tình huống bất khả kháng khác, buổi bảo vệ tốt nghiệp được hủy bỏ hoặc dừng lại. Tùy theo thời điểm xảy ra sự cố do khách quan, việc xử lý tình huống (công nhận phần kết quả đã thực hiện hoặc hủy bỏ toàn bộ buổi bảo vệ, báo cáo), thời gian tiếp tục bảo vệ hoặc bảo vệ lại do Hội đồng đánh giá quyết định;

3.9) Toàn bộ diễn biến của buổi bảo vệ, phải được ghi hình, ghi âm để đối chứng khi cần thiết. HV/NCS không được phát tán, chia sẻ hình ảnh, âm thanh khi không được sự đồng ý của Hội đồng, nếu vi phạm sẽ xử lý theo các luật và quy định hiện hành;

3.10) Cấm mọi hình thức, hành vi gian lận làm ảnh hưởng đến chất lượng, kết quả của buổi bảo vệ, báo cáo trực tuyến. Các trường hợp vi phạm sẽ được xử lý theo quy chế đào tạo và các quy định có liên quan của Trường và của Bộ Giáo dục và Đào tạo.

  1. Chuẩn bị bảo vệ luận án, luận văn theo hình thức trực tuyến

4.1) Viện Đào tạo Sau Đại học chịu trách nhiệm tổ chức công tác bảo vệ luận án, luận văn theo hình thức trực tuyến.

  1. Lập kế hoạch tổ chức bảo vệ;
  2. Đề xuất thành lập Hội đồng chấm luận án, luận văn, gồm ít nhất 05 (năm) thành viên;
  3. Đảm bảo hình thức bảo vệ trực tuyến có được sự chấp thuận của các thành viên Hội đồng và HV/NCS trước khi tổ chức buổi bảo vệ;
  4. Thư ký Hội đồng chuẩn bị đường dẫn (link) cho buổi bảo vệ trực tuyến;
  5. Viện Đào tạo Sau Đại học gửi quyết định thành lập Hội đồng cho các thành viên của Hội đồng; gửi hồ sơ bảo vệ, các bản nhận xét của giảng viên hướng dẫn, phản biện cho Thư ký Hội đồng;
  6. f. Thông báo lịch bảo vệ (thời gian bảo vệ chính xác), link và mật khẩu (nếu có) của buổi bảo vệ cho HV/NCS;

4.2) HV/NCS không được phép tham gia vào quá trình tổ chức buổi bảo vệ luận văn luận án.

  1. Trình tự bảo vệ luận án, luận văn theo hình thức trực tuyến

Buổi bảo vệ và đánh giá luận văn,luận án được thực hiện theo quy trình như sau:

5.1) Các thành viên Hội đồng và HV/NCS tham gia buổi họp Hội đồng trực tuyến qua đường link được cung cấp bởi Thư ký hành chính từ Viện Đào tạo Sau Đại học;

5.2) Thư ký Hội đồng sử dụng chức năng ghi hình, ghi âm của công cụ họp trực tuyến để ghi nhận lại diễn tiến của Hội đồng.

5.3) Tất cả thành viên Hội đồng, HV/NCS phải mở chế độ Camera (Webcam) khi tham gia Hội đồng đánh giá;

5.4) Thư ký Hội đồng đọc quyết định của Hiệu trưởng về việc thành lập Hội đồng chấm đánh giá luận án, luận văn và mời Chủ tịch Hội đồng điều hành buổi họp;

5.5) Chủ tịch Hội đồng kiểm tra và công bố danh sách thành viên có mặt, các điều kiện chuẩn bị cho buổi đánh giá và công bố chương trình làm việc;

5.6) Hội đồng không được phép họp khi xảy ra một trong các trường hợp sau:

– Vắng Chủ tịch hoặc Thư ký Hội đồng;

– Vắng mặt 02 thành viên Hội đồng trở lên.

– Vắng mặt thành viên phản biện không đồng ý.

5.7) Chủ tịch Hội đồng kiểm tra và xác minh danh tính người bảo vệ qua thông tin cá nhân của HV/NCS;

5.8) Hội đồng đánh giá theo trình tự: Thư ký Hội đồng đọc lý lịch khoa học, hồ sơ đủ điều kiện được bảo vệ, HV/NCS trình bày luận văn, luận án trong khoảng thời gian 10 – 15 phút bằng file Powerpoint hoặc Pdf (Lưu ý chuẩn bị file có độ phân giải phù hợp để tránh các trường hợp làm gián đoạn); Thư ký Hội đồng đọc nhận xét của giảng viên hướng dẫn; Ủy viên phản biện đọc nhận xét và đặt câu hỏi; Các thành viên hội đồng đặt câu hỏi; HV/NCS trả lời câu hỏi; Hội đồng cho điểm đánh giá luận văn, luận án theo thang điểm 10;

5.9) Hội đồng họp riêng để thảo luận và thông qua kết quả tổng kết, biên bản kiểm phiếu và hoàn tất hồ sơ Hội đồng. Trong thời gian này, HV/NCS và khách mời (nếu có) tạm thời thoát khỏi cuộc họp để Hội đồng làm việc. Thời gian làm việc của Hội đồng được Chủ tịch Hội đồng thông báo đến HV/NCS và khách mời.

5.10) HV/NCS và khách mời quay trở lại buổi họp Hội đồng. Chủ tịch Hội đồng công bố biên bản của Hội đồng và công bố kết quả cho HV/NCS.

5.11) Sau 05 ngày (chỉ tính ngày làm việc) thư ký hội đồng cần bàn giao lại cho thư ký hành chính của Viện Đào tạo Sau Đại học toàn bộ các biên bản họp, biên bản kiểm phiếu, các phiếu đánh giá của thành viên trong hội đồng và hồ sơ bảo vệ của HV/NCS đã bàn giao trước đó và đường link bản ghi âm, ghi hình lưu lại đầy đủ diễn biến của buổi bảo vệ.

  1. Thủ tục sau khi bảo vệ luận án, luận văn tốt nghiệp (*)

Trong vòng 10 ngày (chỉ tính ngày làm việc) sau ngày bảo vệ luận văn cuối cùng, HV/NCS gửi về Viện Đào tạo Sau Đại học hồ sơ sau bảo vệ luận văn bao gồm:

– Biên bản giải trình chỉnh sửa theo góp ý của hội đồng;

– 01 file luận án, luận văn đã được chỉnh sửa;

– Phiếu đăng ký làm bằng;

Ghi chú: (*) được lưu dưới dạng file .docx, hoặc .xlxs, tất cả chuyển sang dạng .pdf

  1. Xử lý vi phạm

7.1) HV/NCS và các cá nhân, tổ chức tham gia vào việc bảo vệ luận văn, luận án trực tuyến nếu có hành vi vi phạm quy định (bị phát hiện trong và sau khi bảo vệ, báo cáo), tùy theo mức độ vi phạm sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.

7.2) HV/NCS nhờ người bảo vệ, báo cáo hộ đều bị kỷ luật ở mức đình chỉ học tập, hủy kết quả bảo vệ luận văn, luận án.

  1. Điều khoản thi hành

8.1) Ngoài các nội dung được điều chỉnh bởi Quy định này, việc tổ chức bảo vệ luận văn, luận án tốt nghiệp phải tuân thủ các quy định có liên quan của Quy định đào tạo trình độ thạc sĩ, tiến sĩ theo quy đinh tại trường Đại học Giao thông vận tải Thành phố Hồ Chí Minh;

8.2) Căn cứ vào tình hình thực tế, Hiệu trưởng ra quyết định xem xét, quyết định điều chỉnh, bổ sung các quy định cho phù hợp./.

Mọi chi tiết xin liên hệ CV. Lan Anh – Phụ trách bảo vệ luận án trình độ Tiến sĩ – Email: anh_vt@hcmutrans.edu.vn; CV. Mai Hương – Phụ trách bảo vệ luận văn trình độ thạc sĩ – Email: huong.tran@ut.edu.vn.

Trân trọng./.

 

VIỆN TRƯỞNG
VIỆN ĐÀO TẠO SAU ĐẠI HỌC

(đã ký)

PGS.TS. Đặng Xuân Kiên